26. Cuestiones(2): Acceso a registro de entrada para los concejales

1. Acceso a registro de entrada a concejales

Parece ser que no se puede dar a la ligera permiso de ver un registro a un concejal. 

Para poder ver un registro, hay que adjuntarlo a un expediente y desde SEGEX, darle visibilidad al documento por parte de un usuario.

Para ello se plantean varias alternativas, y hay que analizar si son factibles o no:

  • La opción anterior de dar permiso de consulta de documento a una concejal, con un tiempo límite máximo de acceso.
  • Crear expedientes tipo dosier (pues no se va a tramitar nada en ellos) por área solo de registros de entrada relacionados con ese área para que los concejales al cargo puedan consultarlos. Este expediente será anual
  • Crear un expediente igual al anterior donde se guardarán solo los expedientes de una quincena o un período de validez de acceso estipulado


1.1 Dar acceso a lectura a un documento de un expediente durante un tiempo determinado.

Vamos al expediente y en OPCIONES DEL EXPEDIENTE le damos al botón de editar expediente (si no estamos en modo de edición del expediente, prácticamente no se puede hacer nada)



Ahora vamos a la sección dde PERMISOS DE ACCESO AL EXPEDIENTE y le damos al botón de Dar acceso

Ahora suministramos datos a la pantallita que sale:


Ahora, en el expediente, le damos click al documento


Y nos aparece una pantalla de información del documento y le damos al btón editar



Ahora le damos con el botón izquierdo del ratón al concejal


Y le damos permiso de lectura





1.2 Crear un expediente tipo dosier solo para este concejal o concejales.

Vamos al menú de la derecha "EXPEDIENTES" -> Nuevo expediente de oficio


Y le indicamos que es de tipo dosier.


Ahora toca dar permisos al concejal.

Como es un expediente creado "ex profeso" para el, lo mas normal es que incluyamos al concejal en la lista de interesados, aunque tambièn podemos proceder como en el caso anterior (darlo de alta como usuario que no es interesado).


y le damos los datos al sistema. Hay que tener en cuenta que los interesados tienen que estar de alta en la base de datos de ciudadanos, y además no se comparte esta base de datos con la de trabajadores de la estructura administrativa del ayuntamiento.




Una vez creado, podemos crear una carpeta que va a guardar por ejemplo los documentos de la quincena ( JULIO 1-15), o pedemos crear una carpeta que guarde todos los documentos de dicho registro (por ejemplo REGISTRO 6-2021). El problema es ver si se va a crear un expediente anual o un expediente quincenal. Para el caso del expediente anual, hay que ir quitando visibilidades a los documentos uno por uno mientras vaya caducando el tiempo de acceso de forma manual. Si creamos un expediente quincenal, le damos acceso a "lectura de ciertos documentos" al concejal como usuario y damos una fecha máxima, y así nos olvidamos del tema, pero creando otro expediente para cada quincena. Todo tiene sus pros y contras. De momento no se puede quitar la visibilidad a toda una carpeta de golpe (en un expediente anual)  

Vamos al registro de entrada y buscamos el CSV del documento a descargar.


Le damos a nuevo documento (dentro de dicha carpeta) y aparece esta pantalla, y le decimos que el Modo es CSV para no desperdiciar espacio de disco.


Cuando le damos al Modo CSV se abre esta pantalla y le damos a Buscar documento con el CSV que hemos recogido de SERES


Y sale esta nueva pantalla que permite ver el documento o mostrar información del mismo y le damos a adjuntar documento. Es importante dar un nombre adecuado al documento. Si hemos elegido la opción de tener una carpeta por quincenas, entonces hay que dar un nombre adecuado al documento (como por ejemplo 6-2021-1 Claudia Schiffer siendo "6-2021" el número de registro, "1" indicativo del primer documento de dicho registro y "Claudia Schiffer" una descripción del mismo ya sea por nombre de la persona u otra dato que aporte claridad.) . Si hemos elegido crear una carpeta por cada registro, entonces se puede tomar otros criterios.




Ahora ya tenemos cargado el documento al expediente.


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