17. SEGEX (4) Nomenclatura de Documentos ,Carpetas y Expedientes

 1. Introducción

Vamos a tener en cuenta la magnífica guía publicada por el Ayuntamiento de Mislata.


2. Nomenclatura de carpetas.

Parece ser que automáticamente se crean estas carpetas:

  • Documentos entrada nº 0000 – fecha- Interesado (automático por SERES)
  • Documentos del contrato (automático por SECA)
  • Certificados de notificación (por requerimiento, SEGRA, SEFICU)

    • Y se propone (en la guía ) crear estas carpetas en base al tipo documental
    • 01 - Solicitudes/Providencia de inicio.
    • 02 - Otra documentación administrativa.
    • 03 - Informes técnicos.
    • 04 - Informes jurídicos.
    • 05 - Informe de intervención/fiscalización.
    • 06 - Dictámenes y enmiendas.
    • 07 - Resoluciones/acuerdos órganos colegiados.
    • 08 - Notificaciones/comunicaciones.
    • 09 - Documentos contables.
    No sé si SECOIN (fiscalización) pueda crear alguna carpeta automáticamente que pueda interferir con la carpeta "09 Documentos contables". De todas formas a medida que se vayan crdeando nuevos módulos, es de suponer que se creen carpetas automáticamente por dichos programas.

    3. Nomenclatura de documentos

    Se propone en la  guía dar nombres de documentos siguiendo estos criterios:
    • Se basa en el metadato “eEMGDE.Nombre.NombreNatural” del esquema de metadatos eEMGDE3, donde se da una descripción natural a nombres y expedientes
    • descripción breve del documento en minúsculas, con acentos, de no más de 30 caracteres, siendo consistente y tomando como base las tipologías del Esquema Nacional de Interoperabilidad (punto 6 del presente documento) añadiendo la información necesaria en cada caso. Ejemplos:
      • Resolución de adjudicación 
      • Propuesta de inicio 
      • Notificación por subsanación, etc. 
    • El nombre ha de ser consistente, y siempre utilizar la misma nomenclatura.
    Yo además plantería un prefijo para saber cual ha sido el orden de creación de los documentos. Dicho sufijo puede ser de la forma "aa.b.c.d..." siendo:
    • aa: numeración consecutiva de 2 dígitos por ejemplo: "01", "02", hasta "99"
    • b,c,d...: Por si hubiera que intercalar algún documento entre media de otros 2 documentos.

    4. Nomenclatura de Expedientes.

    Se propone en la  guía dar nombres de expediente de la forma "DESCRIPCION-ORIGEN" siguiendo estos criterios:
    • DESCRIPCIÓN, será una descripción breve del expediente, en minúsculas y de no más de 30 caracteres, siendo consistente y utilizando siempre la misma nomenclatura cuya guía será el Catálogo Municipal de Series. Ejemplos:
      • Licencia de obra mayor
      • Solicitud de Espacio Público
      • Libro de Actas
    • ORIGEN: Podrá tener los valores “IDP” (Instancia de parte) u “OFI” (de oficio).
    • El nombre de la persona interesada se omitirá en la descripción del expediente por motivos de protección de datos de carácter personal. 

    5. Protección de datos.

    Hay que tener en cuenta que la información general del expediente puede ser vista por varias personas. Por tanto para el tema de protección de datos, hay una serie de normas como:
    • DNIs: Indicar solamente algunos dígitos del DNI (?)
    • Nombres: Parece ser que se puede poner el nombre y no los apellidos. 
    • Iniciales: (?)


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