27. Cuestiones (3) Los técnicos, delegaciones, transferencia de documentos de un rol , circuitos de firma, contratos menores "ágiles"

1. Los técnicos

Hay administraciones donde el personal de administración se encarga de tramitar los expedientes y los técnicos son requeridos para determinadas actuaciones, principalmente informes.

Por ello, muchos técnicos plantean que se les invoque mediante tareas. No quieren ser tramitadores de expedientes.

Hay administraciones grandes donde se crean nodos de técnicos que no llevan tramitación. Las tareas de elaboración de informes o firma se envían directamente a su nodo, y ún técnico del mismo se encarga de ello.

2. Delegaciones

Las delegaciones (de alcaldes, secretarios ...)  se pueden hacer de varias maneras:

  1. Para siempre (todo el año). En estos casos, la persona delegada debe controlar cuando se ausenta la persona titular y estar pendiente de sus tareas. Normalmente es para personal muy organizado y que no vaya estresado.
  2. Temporalmente. Generalmente se aplica cuando no siempre la persona a sustituir sea la misma, o en casos que la persona sustituta lleve mucha carga de trabajo y se le pueda escapar el control de los plazos de su función como sustituto. 
Hay que tener en cuenta que cuando se envía a firmar algo mediante SEFYCU por ejemplo, si la persona sustituta ha ocupado su rol de forma posterior al envío de firma de un documento, parece ser que dicho documento no lo va a ver la persona sustituta y habrá que retroceder dicho documento y volverlo a enviar a firmar. Cuidado con los documentos que requieren una firma urgente, pues se puede perder un tiempo valioso.

Veamos como se definen las delegaciones en un período: primeramente vamos a la persona con el rol en cuestión (en este caso de alcalde) y le establecemos las fechas fin de ser activo o no activo. Veamos, seleccionameos a la persona y editamos su rol (de alclade). (Ojo hemos marcado en azul otra opción (transferir) que se esplicará después)


Ahora aparece una ventana emergente a la que podemos definir el período donde ejerce su rol de alcalde delegado.


Como vemos solamente podrá ser alclade delegado entre el 16/08 al 24/08.

Para tener controladas las delegaciones, se plantea tener un nodo de delegaciones en la estructura administrativa, y así no tener que ir buscando a las personas.


3. Transferencia de documentos

Para el caso de firmas de documentos de SEFYCU se puede transferir los documentos que tiene pendientes de firma una persona con un rol, a otra persona con ese mismo rol. Si nos fijamos en la primera imágen del punto anterior, vemos que hay un botón de "transferir", que si lo activamos, nos pregunta la persona a la que queremos transferir los documentos asociados. Y advierte que esta operación no se puede deshacer.




4. Circuitos de firma de decretos

Cuando se define un circuito de firma de decretos en Panel de administracion -> parámetros de entidad ->SEGRA hay que tener cuidado que todos los pasos que definamos, exista la persona con el rol que permite hacer cada paso.

Si por ejemplo se activa la validación de Presidencia/Alcaldía, y no se crea el rol correspondiente, tenemos un problema gordo.

De todas formas, debe existir "SI o SI" el rol de responsable del nodo, para que firme antes de pasar el decreto al circuito de firma

5. Contratos menores "ágiles" (falta recibir su manualito)

David Herrero, plantea una tramitación de contratos menores ágiles consistente en estos pasos:

  1. Comprobar si es un bien inventariable para pasar la tarea a los gestores del inventario.
  2. ???
  3. Requerir certificado de estar al corriente con el ayuntamiento.
  4. Hacer RC y decreto automático (SEGRA o SEFYCU)
  5. Notificar
  6. Acta de Recepción


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